Nederland in de ban van het corona virus. Nike en diverse bedrijven in Hilversum sloten recent hun kantoor. Ook scholen gaan dicht. Veel bedrijven vragen hun medewerkers thuis te werken. Als werkgever heb je een zorgplicht. Je moet namelijk volgens de Arbeidsomstandighedenwet zorgen voor een gezonde werkplek. Maar dan is er ook nog de privacy van de werknemers, zelfs bij corona. Hoe ga je hier als werkgever mee om? Vier praktische tips.
Corona, privacy werknemers en de AVG
Veel werkgevers willen concrete maatregelen treffen om de verspreiding van corona (COVID-19) tegen te gaan. Sommigen werkgevers vragen hun werknemers corona symptomen onmiddellijk aan hen te melden. Andere werkgevers laten hun werknemers lijsten invullen over hun gezondheid. Of nemen de temperatuur van hun werknemers op.
Dit is allemaal begrijpelijk en goed bedoeld. Maar hoe zit het met de privacy van de werknemers? Mag dit? Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is het antwoord: nee (corona of geen corona)! Waarom niet? Omdat verwerking van gegevens over corona een verwerking van medische gegevens is. Volgens de AVG is verwerking van medische gegevens door de werkgever bijna altijd verboden. Met uitzondering van datum ziekmelding, datum herstelmelding etc.
Autoriteit Persoonsgegevens over privacy werknemers en corona
Hoe kijkt de Autoriteit Persoonsgegevens aan tegen corona en de privacy van de werknemers? Recent heeft de Autoriteit Persoonsgegevens laten weten dat de werkgever haar medewerkers niet mag controleren op corona. Ook mag de werkgever niet registreren wie van de werknemers corona heeft. De werkgever mag ook niet vragen of een werknemer besmet is. De werkgever mag zelfs niet de vakantiebestemming van medewerkers registreren.
Dit alles komt volgens de Autoriteit Persoonsgegevens neer op verwerking van medische gegevens. Dat mag de werkgever niet doen. Dit zelfs niet bij het uitbreken van een epidemie. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is het tegengaan van verspreiding van het virus een taak van de overheid. Dus niet van de werkgever.
Daar ben ik het wel mee eens. Het is aan de wetgever en niet aan de Autoriteit Persoonsgegevens om de wet te wijzigen. Als dat nodig is om besmetting met corona tegen te gaan.
Vier tips
Maar betekent dit dat de werkgever niets kan doen? En maar passief moet afwachten? Zeker niet. De werkgever kan wel degelijk actief optreden. Dit zonder de privacy van de werknemers te schenden en de AVG te overtreden. Hieronder volgen vier tips.
Tip 1: stel een corona protocol op
Stel een corona protocol op. Dan voldoe je namelijk aan je zorgplicht. Terwijl je niet de privacy van je werknemers (nodeloos) schendt. In dit protocol kun je het volgende opnemen:
- hygiënevoorschriften, zoals handen wassen, geen hand schudden etc;
- de acties die een medewerker moet ondernemen wanneer hij in een risicogebied is geweest. Of wanneer hij meent besmet te zijn met corona;
- regels over thuiswerken om er voor te zorgen dat medewerkers elkaar niet besmetten.
Tip 2: corona en privacy: schakel de bedrijfsarts in
De werkgever kan in het corona protocol opnemen dat iedere medewerker zich bij symptomen van corona dient te melden bij de bedrijfsarts. Ook kun je de instructie geven dat een medewerker telefonisch contact met de bedrijfsarts moet opnemen als hij in een besmet gebied is of daar net uit terug is gekeerd. Van een medewerker kan worden verwacht dat hij dit soort redelijke instructies opvolgt.
De bedrijfsarts mag volgens de AVG wél medische gegevens over corona verwerken. De bedrijfsarts moet de GGZ inschakelen wanneer er sprake is van (risico op) corona. De GGZ zal vervolgens de maatregelen treffen die nodig zijn. Zoals isolatie en het geven van nadere voorschriften om besmettingsgevaar tegen te gaan.
Je kunt in je bedrijf een extra open spreekuur regelen met de bedrijfsarts. Op deze manier voldoe je als werkgever aan je zorgplicht. Zo kun je tegelijkertijd corona en de privacy van je werknemers in je vizier houden.
Tip 3: luisteren mag wel, vastleggen niet
De AVG is alleen van toepassing wanneer je als werkgever medische gegevens van je medewerkers verwerkt. In een bestand of geautomatiseerd systeem. Wat moet je doen als je medewerker je uit zichzelf vertelt dat hij corona heeft? Je mag dit aanhoren. Ook mag je er met hem of haar over praten. Alleen mag je het niet vastleggen. Dat is ook niet nodig. Want je kunt de betreffende medewerker naar de bedrijfsarts sturen. Deze zal doen wat nodig is.
Tip 4: Volg de richtlijnen van rijksoverheid en RIVM op
Zowel rijksoverheid als RIVM hebben richtlijnen uitgevaardigd om corona op de werkvloer tegen te gaan. Je voldoet als werkgever aan de zorgplicht wanneer je deze richtlijnen opvolgt en in je protocol verwerkt.
Meer weten over corona op de werkvloer en privacy? Neem dan contact op.